Documenti da gestire QUOTIDIANAMENTE
Registro di controllo dei veicoli – Verifica dello stato tecnico e manutentivo prima e dopo l’uso.
Foglio di viaggio (o scheda di missione) – Dettaglio dei percorsi, orari, autisti e carichi.
Registro delle ore di guida e riposo – Controllo del rispetto dei tempi di guida e pause (tachigrafo digitale/analogico).
Checklist sicurezza veicoli – Verifica pre-partenza (luci, freni, pneumatici, carico, ecc.).
Comunicazioni di anomalie – Segnalazione di guasti, incidenti o ritardi.
Tracciamento GPS e logistica – Monitoraggio in tempo reale delle spedizioni o delle forniture consegnate.
Documenti da gestire SETTIMANALMENTE
Pianificazione turni autisti – Assegnazione degli autisti nel rispetto delle norme sui tempi di guida.
Report consumi carburante – Analisi degli sprechi e ottimizzazione dei consumi.
Resoconto infrazioni/segnalazioni – Eventuali multe, violazioni del codice della strada o problemi legali.
Aggiornamento stato manutenzioni ordinarie – Verifica degli interventi programmati.
Documenti da gestire MENSILMENTE
Report prestazioni flotta – Analisi di efficienza, costi e tempi di consegna.
Controllo documenti autisti – Validità patenti, certificati medici, formazione ADR (se trasporto merci pericolose).
Registro manutenzioni veicoli – Revisioni, tagliandi, riparazioni.
Bilancio trasporti – Spese (carburante, pedaggi, manutenzioni) vs. ricavi.
Verifica polizze assicurative – Validità e coperture (RCA, carico, infortuni).
Registro formazione autisti – Corsi obbligatori (sicurezza, ecoguida, ecc.).
Documenti da gestire ANNUALMENTE (o con scadenza fissa)
Certificato di conformità CE dei veicoli – Omologazione e revisioni ministeriali.
Documentazione ADR (se applicabile) – Rinnovo certificati per merci pericolose.
Audit interni ed esterni – Verifica conformità alle normative (es. ISO 39001, regolamento UE 561/2006).
Piano di miglioramento flotta – Acquisti nuovi mezzi, rottamazioni, ottimizzazione logistica.
Relazione annuale sicurezza – Incidenti, near-miss, azioni correttive.
Aggiornamento normativo – Recepimento nuove leggi (es. direttive UE, modifiche al Codice della Strada).
Altri documenti importanti (da tenere sempre aggiornati)
Manuale di qualità e sicurezza – Procedure aziendali per il trasporto.
Registro infortuni sul lavoro – Obbligatorio per il D.Lgs. 81/08.
Autorizzazioni al trasporto – Licenze comunitarie/nazionali, autorizzazioni particolari (es. eccezionali, animali vivi).
Ogni documento deve essere conservato secondo i tempi previsti dalla legge (es. registri di guida: 1 anno, documenti fiscali: 10 anni).
Se poi il Direttore dei Trasporti deve certificare le attività svolte per inserirle in un piano di qualità (es. ISO 9001, ISO 39001, EN 12513 per la logistica, ecc.), allora ecco che dovrà adottare un sistema documentale strutturato che garantisca tracciabilità, conformità e miglioramento continuo.
Per far ciò ovviamente servirà mettere in atto tutta una serie di azioni mirate per una corretta gestione certificata.
1. Implementare un Sistema di Gestione Documentale (Document Control)
Procedure scritte per ogni attività (es. "Istruzione operativa per la manutenzione dei veicoli").
Registri numerati e revisionati (es. "Registro manutenzioni v.2.0 del 01/2024").
Archiviazione ordinata (cartacea/digitale) con accesso controllato.
2. Adottare Moduli Standardizzati e Validati
Checklist firmate (es. "Checklist pre-partenza autista – Mod. QMS-005").
Report approvati (es. "Report mensile consumi carburante – Firmato dal Direttore").
Registri con evidenza di verifica (es. "Registro ore guida – Verificato da [Nome] il [Data]").
3. Eseguire Audit Interni ed Esterni
Pianificazione audit (es. "Audit semestrale sul rispetto dei tempi di guida").
Checklist di verifica (es. "Checklist audit ADR – Allegato al Manuale Qualità").
Report non conformità e azioni correttive (es. "NC-2024-001: Veicolo senza revisione – Azione: blocco fino a regolarizzazione").
4. Tenere Registri delle Revisioni Periodiche
Piano delle revisioni documenti (es. "Aggiornamento Manuale Qualità ogni 2 anni").
Log delle modifiche (es. "Modifica procedura formazione autisti – Rev. 3.0 del 05/2024").
5. Formazione e Addestramento Certificato
Registro formazione con firme e attestati (es. "Corso ADR 2024 – Autista Rossi Mario").
Valutazione delle competenze (es. "Test di idoneità alla guida ecologica").
6. Monitoraggio KPI (Indicatori di Prestazione)
Report periodici su:
Puntualità consegne (%)
Consumo carburante (km/litro)
Tasso di guasti (n° guasti/veicolo/anno)
Infrazioni stradali (n° multe/anno)
Analisi trend e obiettivi di miglioramento (es. "Riduzione del 10% dei consumi entro il 2025").
7. Raccogliere Evidenze Oggettive
Fotografie (es. carico correttamente fissato).
Log digitali (es. estrazioni dati tachigrafo).
Firme autisti (es. "Conferma avvenuta verifica pre-partenza").
8. Allineamento alle Norme di Riferimento
Mappatura dei requisiti (es. "Tabella di conformità al Reg. UE 561/2006").
Riferimento esplicito nei documenti (es. "Procedura conforme all’Art. 47 D.Lgs. 285/92").
Esempio Pratico di Certificazione in un Piano Qualità
Documento: *"Piano di Manutenzione Veicoli – Cod. QMS-MAN-001"*
Contenuto: Scadenziario interventi, fornitori autorizzati, modulo di consuntivo.
Certificazione:
Firmato dal Direttore e dal Responsabile Qualità.
Allegati report di manutenzione e fatture dei fornitori.
Verificato in audit con registrazione nel verbale.
Comprenderete che nel realizzare quanto sopra vi siano dei vantaggi grazia ad una Gestione certificata, come la:
✔ Riduzione rischi legali (multe, sanzioni).
✔ Miglioramento efficienza (dati misurabili per ottimizzare costi).
✔ Fidelizzazione clienti (garanzie di trasparenza).
✔ Accesso a gare e banditori (requisito spesso obbligatorio).
Infine, se l’azienda è già certificata ISO o intende esserlo, il Direttore dei Trasporti dovrà collaborare con il Responsabile Qualità per integrare i processi nel Sistema di Gestione.
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