Purtroppo, non posso mantenere la promessa. E no, non posso spiegarvi il motivo. So che sembra strano, ma alcune storie, a volte, devono aspettare.
Fidatevi: se potessi parlare, lo farei. Purtroppo per il il momento debbo chiedervi di pazientare...
Ed allora stasera, continuo con quanto avevo a suo tempo iniziato...
Sì... so bene che avrei dovuto iniziare questo post con la frase "La fragile illusione del controllo: storie di documenti dimenticati".
Infatti, dopo aver scritto il post https://nicolacostanzo.com/2025/07/29/se-il-direttore-dei-trasporti-ce-solo-sulla-carta-chi-risponde-davvero/ c'è una domanda che molti miei lettori mi hanno posto, con tono quasi ansioso: quali sono i documenti che un direttore dei trasporti dovrebbe davvero gestire? La risposta, teoricamente, è semplice. Basterebbe aprire un manuale, sfogliare una normativa, e l’elenco sarebbe lì, chiaro e inoppugnabile. Ma tra il dovrebbe e il fare, c’è un abisso che pochi hanno il coraggio di ammettere.
Prendiamo i documenti, quelli che dovrebbero essere il pane quotidiano di chi ricopre questo ruolo. Il registro di controllo dei veicoli, i fogli di viaggio, il monitoraggio delle ore di guida. Carta su carta, firme che a volte sembrano più un automatismo che una reale verifica.
Quanti di questi documenti vengono compilati per dovere, anziché per reale necessità? Quante checklist sono solo un segno di penna frettoloso, anziché l’esito di un controllo attento? La risposta, purtroppo, la conoscono bene quelli che poi, sul campo, si scontrano con le conseguenze di questa superficialità.
E poi arrivano i documenti settimanali, mensili, quelli che richiedono un minimo di pianificazione. La turnazione degli autisti, il report dei consumi, lo stato delle manutenzioni. Sembrano compiti banali, quasi meccanici. Eppure, quante volte vengono archiviati come semplici adempimenti, anziché essere usati per quello che sono: strumenti per evitare guai ben più grossi? Un direttore dei trasporti che si limita a timbrare carte, senza mai analizzare quei dati, è come un capitano che guarda la bussola ma ignora la rotta.
Passiamo ai documenti annuali, quelli che richiedono una visione più ampia. Le revisioni, gli audit, i piani di miglioramento. Qui la faccenda si fa ancora più delicata, perché se il quotidiano è già gestito con approssimazione, figuriamoci il resto.
Quante aziende hanno un manuale di qualità che esiste solo nello scaffale di un ufficio, mai sfogliato? Quanti audit sono semplici formalità, con checklist compilate a memoria anziché con attenzione? La verità è che, in troppi casi, la certificazione è solo un pezzo di carta da esibire, non una garanzia reale.
Eppure, basterebbe poco. Un sistema documentale strutturato, procedure chiare, controlli che siano veri controlli, non mere ritualità. Ma questo richiederebbe tempo, risorse, e soprattutto la volontà di fare le cose come si deve. Invece, troppo spesso, tutto si riduce a un gioco di apparenze. Si compila, si archivia, si firma, e si spera che nessuno vada a guardare troppo da vicino.
Alla fine, la domanda è sempre la stessa: serve davvero un direttore dei trasporti, se il suo ruolo si riduce a una firma? O sarebbe meglio ammettere che, senza un reale processo di qualità, quell’incarico è solo un nome vuoto?
I documenti ci sono, le norme pure, quello che manca, troppo spesso, è la serietà di chi dovrebbe farle rispettare. E il problema, purtroppo, non è nella carta. È in chi quella carta la tratta come un fastidio, anziché come uno strumento per evitare disastri!
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